Hướng dẫn cách sử dụng Grammarly chi tiết

0
441

Grammarly được tích hợp hệ thống trí tuệ nhân tạo tinh vi, có khả năng phân tích hỗ trợ người dùng và đưa ra các gợi ý hợp lý cho ngữ cảnh văn bản. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Grammarly để bạn có thể tận dụng được hết tính năng hiện có của công cụ này.
Sau khi đăng nhập thành công bạn sẽ thấy giao diện này hiển thị trên màn hình.

Bảng điều khiển My Grammarly

Tại đây bạn có thể:

  • Quản lý gói thuê bao của tài khoản.
  • Cập nhật thông tin tài khoản email, mật khẩu.
  • Xóa và tải tài liệu lên tài khoản Grammarly.
  • Và nhiều chức năng khác…

Bảng điều khiển My Grammarly

Cài đặt ngôn ngữ

Bạn có thể thay đổi thiết lập bằng cách chọn Account trên phần My Grammarly. Tiếp tục vào mục Customize -> Language Settings. Ở đây bạn có thể lựa chọn giữa tiếng Anh-Mĩ, tiếng Anh-Anh, tiếng Anh-Úc, tiếng Anh-Canada.

Language settings grammarly

Cách quản lý tài liệu trong tài khoản Grammarly

Tạo mới hoặc tải lên tài liệu có sẵn

Bạn có thể nhấn nút New để tạo tại liệu mới để làm việc ngay. Hoặc nhấn vào nút Upload để tải lên tài liệu có sẵn trên máy tính cá nhân.

Tạo tải tài liệu Grammarly

Nếu đang tại giao diện soạn thảo thì bạn có thể sử dụng tùy chọn New document hoặc Upload File như hình dưới:

New document grammarly

Còn một cách nữa để tải lên tài liệu sẵn có là tạo một tài liệu mới trong Grammarly, sau đó copy-paste đoạn văn bản bạn cần kiểm tra.

Định dạng văn bản

Nếu bạn Copy paste đoạn văn bản đã có định dạng sẵn vào trình soạn thảo của Grammarly thì các định dạng dưới đây sẽ được dữ lại:

  • In đậm, in nghiêng.
  • Gạch đầu dòng, danh sách đánh số.
  • Tiêu đề H1, H2.
  • Và các đường link.

Cách để giữ nguyên các định dạng đã được sử dụng là dùng chức năng Upload để tải tài liệu lên trình soạn thảo Grammarly, sau đó dùng nút Download để tải tài liệu về sau khi đã chỉnh sửa xong.

Mặc dù tài liệu của bạn chỉ được hiển thị dưới dạng văn bản thuần túy trong trình soạn thảo Grammarly, nhưng các định dạng ban đầu đều sẽ được giữ lại trong file bạn tải xuống. Hãy nhớ một điều, nếu bạn dùng tính năng Upload, các tùy chọn định dạng văn bản của trình soạn thảo Grammarly sẽ bị vô hiệu hóa.

Trình soạn thảo Grammarly chỉ hỗ trợ các định dạng file sau đây: MS Word (.doc, .docx), OpenOffice (.odt), .txt và .rtf.

P/s: Nếu bạn có dùng Microsoft Office trên Windows, bạn có thể tải Grammarly dành riêng cho Microsoft Office và dùng những tính năng mạnh mẽ của Grammarly trong Microsoft Word và Microsoft Outlook. Còn nếu bạn dùng Mac, bạn vẫn có thể dùng Grammarly dành riêng cho Microsoft Word trên Mac.

Tải lên tài liệu

Grammarly chỉ hỗ trợ lưu tài liệu bằng các định dạng .docx  hoặc .doc. Các bạn cần làm theo các bước sau trước khi tải lên:

  1. Mở file bạn muốn lưu bằng định dạng .docx hoặc .doc
  2. Trên thanh menu, chọn File → Export To
  3. Chọn Word
  4. Tiếp theo, nhấn chọn Advanced Options. Bạn sẽ thấy một danh sách có thể xổ xuống tên Format
  5. Nhấn chọn định dạng bạn muốn lưu – “.docx” hoặc “.doc”
  6. Nhấn Next
  7. Nhập tên của tài liệu vào, chọn nơi bạn muốn lưu, sau khi hoàn thành hết thì nhấn Export.

Xóa tài liệu

Để xóa tài liệu, các bạn di chuyển đến mục trang chủ My Grammarly. Ở đây, các bạn sẽ thấy đầy đủ các văn bản tài liệu hiện có, bạn chỉ cần di chuyển chuột đến và bấm vào biểu tượng thùng rác ở tài liệu cần xóa là xong.

Xóa tài liệu Grammarly

Khôi phục tài liệu đã xóa

Vì lý do sơ suất hay nào đấy bạn nhấn nhầm xóa tài liệu thì vẫn có vài giây để bạn hoàn tác lại hành động đấy. Bấm vào nút Undo ở thông báo xuất hiện trên màn hình.

Khôi phục tài liệu đã xóa grammarly

Nếu tài liệu do người khác xóa bạn sẽ không thấy được thông báo này.

Tải xuống tài liệu về máy

Sau khi bạn chỉnh sửa văn bản xong, bạn có thể copy văn bản và paste vào nơi khác hoặc tải tài liệu về máy.

Tải xuống tài liệu grammarly

Nếu lúc đầu bạn tải văn bản lên, khi tài xuống Grammarly sẽ chọn định dạng tập tin giống với định dạng lúc đầu (ví dụ, nếu lúc đầu bạn tải file .doc lên, tài liệu của bạn sẽ được tải xuống với định dang .doc như lúc đầu). Nếu bạn tải lên một file .txt, nó sẽ được tải về với định dạng .docx.

In tài liệu

Để in tài liệu từ trình soạn thảo Grammarly, nhấn vào biểu tượng ba gạch ngang ở góc trên bên trái màn hình, sau đó chọn Print:

In tài liệu grammarly

Cách sử dụng Grammarly để chỉnh sửa tài liệu

Grammarly sẽ tự động kiểm tra mọi câu từ mà bạn nhập vào, khiến cho việc phát hiện và sửa lỗi rất dễ dàng và nhanh chóng. Trong khi tài liệu của bạn đang được Grammarly kiểm tra, bên phải Overall score sẽ có một vòng tròn chuyển động. Bạn có thể tiếp tục nhập liệu, và Grammarly sẽ tiếp tục tự động kiểm tra.

Kiểm tra tài liệu grammarly

Khi Grammarly phát hiện lỗi trong tài liệu của bạn, bạn sẽ thấy gạch chân có màu ngay dưới câu từ bị sai. Nhấp vào câu từ có gạch chân, bạn sẽ thấy những gợi ý sửa lỗi của Grammarly.

Nếu bạn chấp nhận gợi ý của Grammarly, chỉ cần nhấp vào câu từ được gợi ý:

Gợi ý chỉnh sửa grammarly

Nếu bạn muốn bỏ qua một gợi ý, chỉ cần nhấn vào biểu tượng thùng rác.

Để hiểu hơn về những gợi ý mà Grammarly đề ra, nhấp vào Learn more.

Nếu gợi ý được Grammarly đề ra là sai, nhấn vào biểu tượng ba chấm và chọn một tùy chọn thích hợp.

Gợi ý chỉnh sửa grammarly

Nếu bạn muốn Grammarly dừng đề xuất các lỗi chính tả, bạn có thể thêm từ đó vào personal dictionary (từ điển cá nhân) bằng cách nhấn vào nút Add to dictionary.

Các từ chứa các kí hiệu mà không phải là các chữ cái tiếng Anh thì không thể thêm vào Personal dictionary. Một dãy các từ được ngăn cách bởi dấu cách cũng không thể được thêm vào.

Các loại gợi ý trong Grammarly

Các gợi ý của Grammarly được phân thành bốn danh mục để giúp bạn dễ dàng hiểu lí do đằng sau các gợi ý mà Grammarly đưa ra: Correctness (tính chính xác), Clarity (sự rõ ràng), Delivery (cách truyền tải) và Engagement (độ ấn tượng). Delivery và Engagement chỉ dành cho tài khoản Premium.

Các bạn có thể truy cập bán tài khoản Grammarly Premium để nhận tài khoản.

Sau khi kiểm tra văn bản của bạn, Grammarly sẽ đề xuất các thay đổi thuộc bốn danh mục này. Gạch chân màu đỏ tương ứng với các gợi ý về chính tả, dấu câu, ngữ pháp. Gạch chân màu xanh biểu thị các lỗi về sự rõ ràng của câu chữ và sự đồng nhất xuyên suốt tài liệu.

Tài khoản Premium còn nhận các gợi ý với các gạch chân màu xanh, giúp bài viết của bạn hấp dẫn hơn; còn gạch chân màu tím sẽ giúp bạn đạt được sự cân bằng nhất có thể về tính lịch sự, trang trọng và thân thiện.

Các thay đổi trên tài liệu sẽ được tự động lưu, cho nên bạn không cần phải lo lắng về việc mất tài liệu.

Cách bật / tắt các kiểu kiểm tra

Hiện tại, việc vô hiệu hóa một kiểu kiểm tra nhất định (vị dụ như câu bị động) là không thể. Nhưng bạn vẫn có thể lựa chọn chỉ hiện các gợi ý thuộc về một danh mục nhất định.

Để cho Grammarly chỉ hiển thị các lỗi về Correctness / Clarity / Delivery / Engagement, nhấn vào các tùy chọn tương ứng ở bên phải màn hình.

Bật tắt kiểm tra grammarly

Tính năng hiển thị từ đồng nghĩa và cải thiện vốn từ vựng với Grammarly

Bạn có thể xem gợi ý các từ đồng nghĩa cho hầu hết các từ trong tài liệu của bạn. Chỉ cần nhấp đúp chuột vào bất kì từ nào trong văn bản trong trình soạn thảo Grammarly.

Điều chỉnh mục tiêu và loại tài liệu (domain)

Nếu bạn muốn hoàn thành tài liệu của bạn với một mục tiêu nhất định, Grammarly hoàn toàn có thể giúp bạn! Đơn giản chỉ cần nhấn vào Goals bên phải trình soạn thảo và chọn các tùy chọn phù hợp với tài liệu của bạn.

Bạn sẽ nhận các gợi ý được điều chỉnh khi thiết lập Domain (loại tài liệu), Intent (mục đích), Audience (kiểu độc giả), Formality (tính trang trọng) và Tone (giọng điệu) cho tài liệu của bạn.

Cài đặt mục tiêu Grammarly

Loại tài liệu (domain) là gì?

Bạn có thể chọn các cách viết khác nhau phù hợp nhất tài liệu của bạn để có các gợi ý chính xác và phù hợp hơn. Grammarly Premium có sáu loại văn bản:

  • General (chung chung) (mặc định): Đây là văn phong mặc định với mức độ nghiêm ngặt trung bình.
  • Academic (hàn lâm): Academic là phong cách viết nghiêm ngặt nhất. Bên cạnh các vấn đề về ngữ pháp và dấu câu, nó còn phất hiện các câu thụ động, viết tắt, các đại từ không trang trọng (I, you), và các chủ ngữ không rõ ràng (ví dụ: các câu bắt đầu với “This is…”).
  • Business (doanh nghiệp): Phong cách Business kiểm tra tài liệu theo các tiêu chí văn phong trang trọng. Không như Academic, nó cho phép sử dụng các thành ngữ không chính thức, các đại từ nhân xưng không trang trọng và các chủ ngữ không rõ ràng.
  • Email: Kiểu văn bản này gần tương đương với General, ngoài ra còn giúp email của bạn có tính thuyết phục hơn. Văn phong này còn chỉ ra việc sử dụng quá mức các ngôn ngữ giao tiếp trực tiếp có thể gây khó chịu cho người đọc.
  • Creative (sáng tạo): Đây là phong cách viết ít ngiêm ngặt nhất. Nó bắt các lỗi ngữ pháp, dấu câu, chỉnh tả nhưng cho phép các trường hợp cố ý viết sai ngữ pháp vì các mục đích nhất định. Creative không bắt các lỗi câu thiếu chủ / vị ngữ, các câu dài dòng, sử dụng từ ngữ thông tục, đại từ nhân xưng không trang trọng, câu bị động,…
  • Casual (bình thường): Kiểu văn bản này được thiết kế cho các bài viết không cần sự trang trọng và sẽ bỏ qua hầu hết các vấn đề về văn phong. Nó không hiển thị các lỗi về việc viết tắt, câu bị động, đại từ nhân xưng không trang trọng, cách sử dụng who-whom,… Phong cách này thích hợp cho các trường hợp giao tiếp cá nhân.

Hãy bắt đầu với General nếu bạn chưa chắc chắn phải chọn kiểu mẫu nào.

Đổi kích cỡ phông chữ của toàn bộ tài liệu và các thiết lập khác

Bạn có thể điều chỉnh vài khía cạnh về trải nghiệm của bạn với trình soạn thảo Grammarly:

  • Tắt / bật tính năng tự động nhảy đến đề xuất tiếp theo,
  • Tăng / giảm kích cữ phông chữ của toàn bộ tài liệu.

Bạn có thể thiết lập các tùy chọn trên ở Editor Settings. Để truy cập vào Editor Settings, nhấn vào biểu tượng ba gạch ngang ở góc trên bên trái màn hình và chọn Editor Settings, Một cửa sổ hiện ra như sau và bạn có thể điều chỉnh các khía cạnh đã được liệt kê ở trên:

Editor Settings Grammarly

Các thông số về tài liệu

Bạn có thể xem các thông số của tài liệu bằng cách nhấn vào Overall score. Mục này chứa rất nhiều thông tin hữu ích về văn bản của bạn, bao gồm số từ và số kí tự.

Ở đây còn cung cấp cho bạn performance score (điểm hiệu suất). Performance score cho biết mức độ chính xác của tài liệu của bạn khi so sánh với các tài liệu được viết bởi người khác trên Grammarly có cùng mục tiêu với bạn.

Ví dụ, nếu Performance score là 90, tức là bài của bạn chính xác hơn 90% các tài liệu khác có cùng mục tiêu.

Bạn có thể tải thống kê bằng định dạng .pdf về máy, chỉ cần nhấn vào Download PDF Report.

Các thông số tài liệu grammarly

Cách sử dụng trình kiểm tra đạo văn của Grammarly

Để kiểm tra tài liệu của bạn có dấu hiệu là một bài đạo văn hay không. Nhấn vào tùy chọn Plagiarism ở góc dưới bên phải màn hình:

Kiểm tra đạo văn grammarly

Chỉ cần nhấn vào các liên kết tương ứng trong các thẻ gợi ý và Grammarly sẽ chuyển hướng bạn đến các nguồn tài nguyên online để bạn dễ dàng trích dẫn cho tài liệu của mình.

Cách sử dụng dịch vụ thuê người viết bài chuyên môn của Grammarly

Đây là tính năng thu phí phát sinh thêm của Grammarly, nếu bạn đang sử dụng tài khoản mua bên mình thì không được sử dụng tính năng này.

Nếu là tài khoản các nhân được thanh toán bằng thông tin ngân hàng của bạn thì có thể sử dụng thoải mái. Các chi phí sẽ được tính tiền vào tài khoản ngân hàng của bạn.

Lời kết

Trên đây là chi tiết cách sử dụng các tính năng của Grammarly. Các bạn nhớ đọc kỹ để không bỏ qua chức năng nào nhé. Việc sử dụng kết hợp sẽ đạt được hiệu quả cao nhất. Cách dùng Grammarly đã không còn là nỗi lo nữa rồi.

Có thể bạn quan tâm: Cách cài đặt grammarly cho điện thoại

Chúc các bạn thành công!

guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments